WoopDrive : Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») vise à démontrer que nous respectons votre vie privée et traitons vos données personnelles de manière responsable.

Les informations fournies dans la Politique sont principalement destinées aux personnes qui, à l'égard de l'une quelconque des sociétés WoopDrive, agissent en qualité de l'une des entités suivantes :

• Client (ou client potentiel).
• Un représentant légal ou un employé et/ou une personne autorisée de notre client (potentiel).
• Un autre utilisateur de nos services (par exemple, une personne travaillant pour notre client).
• Un partenaire, un fournisseur, un représentant légal d'un fournisseur, ou un employé ou une autre personne en coopération (par exemple, un prestataire de services nous fournissant des services).
• D'autres personnes dont les données personnelles sont traitées aux fins de la prestation de services (les personnes visées ci-dessous sont appelées Personnes concernées).

Conformément aux lois applicables, nous vous informons qu'afin de fournir les services concernés, les sociétés WoopDrive sont susceptibles de traiter vos données personnelles. La Politique décrit quelles données nous traitons, à quel moment, ainsi que les autres conditions importantes relatives au traitement des données et vos droits. Veuillez lire attentivement cette Politique. Cette Politique s'applique à tous les processus WoopDrive, y compris le site web, l'application mobile WoopDrive (l'« application mobile »), et les autres processus de gestion des produits WoopDrive utilisés pour fournir les services WoopDrive et dans le cadre desquels les données personnelles des personnes concernées sont utilisées. Si une politique de confidentialité distincte et différente est fournie sur le site web WoopDrive, l'application mobile ou un autre produit, c'est cette dernière politique de confidentialité qui s'applique. Vous pouvez consulter à tout moment la dernière version de la Politique sur le site web WoopDrive https://woopdrive.com, l'application mobile ou tout autre produit WoopDrive, le cas échéant.

Le responsable du traitement des données de chaque société WoopDrive est l'unité commerciale locale. En Lituanie, le responsable du traitement de vos données personnelles est RSINVESTMENT GROUP OU, numéro d'entreprise 14173840, adresse : Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, A. Weizenbergi tn 16, qui collecte les données personnelles et détermine les finalités et les moyens de leur traitement (« WoopDrive »).

Vos données sont généralement traitées par la société dont vous êtes client ou avec laquelle vous coopérez, le plus souvent la société avec laquelle vous avez déjà conclu un contrat. Si plusieurs sociétés WoopDrive sont impliquées dans la coopération contractuelle, chacune d'elles peut utiliser vos données personnelles à des fins prédéterminées.

Si vous n'êtes pas certain de l'identité du responsable du traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter.

WoopDrive collecte et traite des données personnelles afin de préparer ou d'exécuter des contrats, de fournir aux clients des services et des produits conformément aux contrats et accords conclus, de leur proposer des remises et de leur adresser des offres personnalisées.

Si vous êtes notre client existant ou potentiel, et/ou un employé, représentant légal, personne autorisée ou autre utilisateur de nos services, nous traiterons vos données personnelles aux fins précisées suivantes :

• Afin d'exécuter correctement les obligations contractuelles découlant des contrats et accords conclus.
• Afin d'améliorer en continu les services fournis par WoopDrive sur la base de vos retours.
• Émission de factures, traitement des achats et/ou des paiements effectués, et exécution d'autres tâches financières.
• Afin de traiter vos demandes et d'y répondre lorsque vous souhaitez exercer les droits énoncés dans la présente Politique.
• Afin de vous fournir une assistance en tant qu'utilisateur de nos services.
• Le cas échéant, à des fins de profilage client, afin de préciser et de personnaliser les services que nous proposons.
• Collecte d'informations statistiques et analyse de ces informations relatives à la fréquence d'utilisation du site web et/ou de l'application mobile de WoopDrive. Nous effectuons ces opérations afin d'améliorer les performances du site web et/ou de l'application mobile ainsi que nos services.
• Afin d'assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site web et/ou de l'application mobile.
• Le cas échéant, à des fins de prospection commerciale directe.

La base juridique du marketing direct est votre consentement ou un contrat s'il contient un consentement explicite au traitement des données personnelles à des fins de marketing. Si vous êtes notre fournisseur et/ou partenaire, et/ou une personne liée au fournisseur ou au partenaire, ainsi qu'une personne prestataire de services pour WoopDrive, nous traiterons vos données personnelles afin de remplir correctement les obligations contractuelles découlant des contrats conclus.

Le traitement des données personnelles n'est pas possible sans base juridique appropriée, telle que définie à l'article 6 du Règlement général sur la protection des données (le « RGPD »). Nous nous appuyons donc sur l'une des bases juridiques suivantes.

1. Sur la base de la mise en œuvre de mesures précontractuelles

Lorsque nous traitons vos messages personnels envoyés à notre adresse e-mail, ou lorsque vous soumettez des demandes commerciales (demandes relatives à nos services).

Quels types de données personnelles peuvent être traités dans le cadre de relations précontractuelles : toutes les informations fournies dans vos demandes, ainsi que les autres données personnelles communiquées lors de la mise en œuvre des relations précontractuelles.

2. Conclusion et exécution du contrat

Lorsque nous traitons vos données personnelles dans le cadre de l'exécution des contrats conclus avec vous.

Quels types de données personnelles peuvent être traités lors de la conclusion de contrats spécifiques :

• Contrat fournisseur (nous recevons des produits / services) : nom, prénom, adresse, numéro d'identification TVA, numéro de compte, etc.
• Contrat client (nous fournissons des produits et/ou des services) : pour l'ensemble des services, les données suivantes sont généralement collectées : nom, prénom, adresse, numéro d'identification personnel, copie du permis de conduire, copie du passeport, numéro d'identification TVA, numéro de téléphone, adresse électronique, identifiants de connexion au compte client, numéro de compte bancaire, détails des transactions financières (y compris les dates et montants des virements et paiements), informations sur les autres personnes liées au client.

Selon le type de service utilisé : Ravitaillement en carburant : quantité de carburant, numéros d'immatriculation de vos véhicules utilisés, caractéristiques d'identification de la carte (numéro, nom, code PIN). Péage routier : numéros d'immatriculation de vos véhicules utilisés, code d'identification du véhicule (VIN). Services de gestion de flotte (télématique) : données de géolocalisation relatives à l'emplacement de vos véhicules utilisés (elles peuvent inclure des informations sur le mouvement du véhicule, l'endroit où le véhicule se déplace et à quelle vitesse, etc.). Nos clients peuvent utiliser les données de géolocalisation pour mieux planifier les capacités de la flotte ou les équipes, ou pour prévenir le vol de véhicules. Accès au compte personnel du site web WoopDrive et de l'application mobile : informations uniques sur la personne concernée, par exemple identifiant de connexion, mot de passe, ainsi que l'adresse IP et d'autres informations uniques. 3. Intérêt légitime Recouvrement de créances et autres protections de nos droits. Cela comprend les situations où le client ne remplit pas ses obligations et où il est nécessaire de recouvrer le montant dû. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous : nom, prénom, adresse, numéro d'identification TVA, adresse e-mail, téléphone, numéro de compte bancaire et détails des transactions financières (montants, résultats des opérations, etc.). Gestion des relations avec les partenaires commerciaux. Nous traitons des données à caractère personnel pour améliorer la fourniture de nos services aux clients existants, ainsi que dans le but de les contacter concernant les modifications des conditions commerciales. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous : nom, prénom, adresse, numéro d'identification TVA, adresse e-mail, téléphone, numéro de compte bancaire et détails des transactions financières (montants, résultats des opérations, dates de paiement, etc.). Recrutement. Nom, prénom, adresse, adresse e-mail, téléphone du candidat (potentiel), détails du CV, données de tiers en cas de recommandations, informations fournies lors des entretiens d'embauche. Nous pouvons conserver ces informations jusqu'à ce que le poste spécifique soit pourvu et jusqu'à la fin de la période d'essai du candidat retenu. Ces informations nous sont nécessaires pour évaluer votre intérêt pour un poste spécifique et vous informer de l'avancement et des résultats du processus de sélection. Télémarketing. WoopDrive contacte les clients par ligne téléphonique (voix), en leur proposant ses produits et/ou services, mais uniquement auprès de l'entreprise avec laquelle le client a précédemment été en contact. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous : nom, prénom, nom de l'entreprise, téléphone. Enregistrements de vidéosurveillance. Vous pouvez être soumis à des enregistrements de vidéosurveillance dans nos stations-service, dans nos bâtiments et leurs abords ; ils sont destinés à protéger nos droits et notre propriété ou les droits et la propriété de tiers (clients, fournisseurs, employés). Quel type de données à caractère personnel traitons-nous spécifiquement : enregistrements de visages ou de numéros, numéro d'immatriculation du véhicule. Enregistrements vocaux. Des enregistrements vocaux sont effectués dans certains cas lors des communications téléphoniques. Vous êtes toujours averti que la conversation est susceptible d'être enregistrée. Les enregistrements sont principalement utilisés pour améliorer la qualité du service et protéger vos droits et les nôtres. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous spécifiquement : nom, prénom, téléphone, ainsi que d'autres données selon les informations collectées au cours de la conversation. Communication et correspondance. Nous pouvons utiliser des données à caractère personnel pour répondre à vos questions, demandes ou réclamations. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous : le contenu des questions, demandes ou réclamations, nom, prénom, adresse, numéro d'identification TVA, adresse e-mail, téléphone, profils de réseaux sociaux, etc. Profilage à des fins commerciales. Nous pouvons utiliser des données à des fins de profilage, ce qui inclut la surveillance, l'analyse et le stockage de données à caractère personnel dans des bases de données afin de créer des profils personnels. Ces données à caractère personnel traitées peuvent contribuer à créer des recommandations commerciales, de sorte que nous puissions vous proposer des produits et des services spécialement adaptés. Ces informations, notamment lorsqu'elles sont agrégées, peuvent également être utilisées pour des campagnes marketing. Ces données nous permettent également de créer et de vous proposer des services plus avantageux. Le traitement automatisé des données à caractère personnel ne signifie pas qu'une décision automatique ayant des conséquences spécifiques pour vous a été prise. Même le traitement automatisé des données est toujours associé à un facteur humain, qui sélectionne initialement les données ou les groupes de données ou contrôle les résultats. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous spécifiquement : nom, prénom, adresse, nom de l'entreprise, historique de paiement, numéro d'immatriculation du véhicule, etc. Amélioration et développement de produits et services. Lorsque nous cherchons à créer et/ou améliorer de futurs produits et/ou services, nous pouvons collecter des informations susceptibles d'être utilisées pour améliorer nos services et/ou en créer de nouveaux. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous : commentaires, observations, suggestions et résultats d'enquêtes, diverses combinaisons anonymisées de données à caractère personnel. Analyse interne et entraînement de modèles de prédiction fondés sur des données historiques. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous spécifiquement : diverses combinaisons de données à caractère personnel, telles que nom, prénom, numéro d'identification TVA, numéro d'immatriculation du véhicule, transaction financière, numéro de carte. 4. Données à caractère personnel traitées conformément aux lois applicables Comptabilité et fiscalité. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous : nom, prénom, nom de la personne morale, adresse, numéro d'identification TVA, adresse e-mail, téléphone, numéro de compte bancaire et données relatives aux transactions financières (montants, exécution, dates de paiement, etc.), c'est-à-dire les informations habituellement fournies dans les factures, déclarations fiscales ou relevés de transactions. Prévention, contrôle, évaluation et détection du blanchiment de capitaux. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous : nom, prénom, adresse, numéro d'identification TVA, adresse e-mail, téléphone, numéro de compte bancaire et données relatives aux transactions financières (montants, résultats, bénéficiaires des résultats, etc.). En outre, à cette fin, nous collectons des informations sur les véritables propriétaires des entreprises, les membres des structures de direction des sociétés, les clients et le statut politique des personnes qui leur sont liées. 5. Nous disposons de votre consentement Si nous avons besoin de votre consentement, nous expliquons toujours quelles données nous traiterons et pourquoi. Votre consentement est entièrement volontaire et vous décidez de nous l'accorder ou non. Si vous ne donnez pas votre consentement pour ce traitement de données, cela n'affectera pas l'étendue des services que vous recevez. Si nous vous demandons votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel, vous pouvez décider si la raison du traitement de vos données à caractère personnel vous est acceptable et, sur la base de cette décision, vous pouvez choisir d'accorder ou non votre consentement. Si vous nous accordez votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. La méthode la plus simple pour retirer votre consentement est décrite plus loin dans la présente Politique, dans la section relative à vos droits. Activités marketing. Nous nous efforcerons d'obtenir votre consentement pour partager ces données à caractère personnel avec toutes les sociétés WoopDrive. Votre consentement est destiné à l'envoi d'e-mails et de messages texte contenant des offres de produits et/ou de services de chaque société WoopDrive. Quelles données à caractère personnel spécifiques traitons-nous : nom, prénom, nom de l'entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone. Stockage de cookies. À cette fin, nous traitons des informations sur le navigateur internet utilisé, les appareils à partir desquels vous utilisez nos services par voie électronique, vos paramètres et les données que vous renseignez sur notre site web afin d'assurer une utilisation pratique de notre site web. Certaines données sont traitées sur votre appareil sous forme de cookies. Les cookies nous permettent de prendre en compte la langue que vous avez choisie et d'autres options que vous avez enregistrées lors de votre visite sur notre site web, ainsi que de déterminer la fréquence d'utilisation du site web et/ou de l'application mobile WoopDrive. Nous procédons ainsi pour améliorer les performances du site web et/ou de l'application mobile ainsi que nos services. Consentement à la réalisation de copies et/ou de scans de vos pièces d'identité. Pour certains produits et/ou services, nous pouvons vous demander votre consentement pour obtenir une copie ou un scan de votre pièce d'identité. Vous n'êtes pas tenu de nous donner votre consentement ; votre consentement contribuera à faciliter la fourniture du service, mais n'affectera pas la décision relative à la fourniture ou à l'utilisation effective du service. Recrutement. Si vous n'êtes pas retenu lors du processus de sélection pour des postes spécifiques, mais que vous êtes toujours intéressé par une éventuelle collaboration avec nous à l'avenir, votre CV sera conservé, avec votre consentement, pendant 1 an. Dans le cas contraire, vos données à caractère personnel seront supprimées à l'issue de la période d'essai du candidat retenu, l'intérêt légitime décrit ci-dessus n'étant plus applicable. Quel type de données à caractère personnel traitons-nous : nom, prénom, adresse, adresse e-mail, téléphone, détails du CV, données de tiers en cas de recommandations, informations fournies lors des entretiens, etc.

Nous pouvons partager vos données personnelles au sein de WoopDrive, notamment afin de garantir la meilleure qualité de service client, la gestion interne et le reporting.

Nous ne pouvons transférer vos données personnelles en dehors de WoopDrive que si le service proposé l'exige, si la loi l'impose, ou si vous nous y autorisez.

Certains de nos services peuvent être fournis par WoopDrive en coopération avec certains partenaires et/ou prestataires de services (entreprises ou personnes physiques : responsables du traitement ou sous-traitants). Si vos données personnelles sont partagées avec une autre entité, nous vérifions toujours quel type de données personnelles est communiqué et quelle est la base juridique d'une telle communication. Nous vérifions également si l'autre entité peut offrir des garanties suffisantes et dispose de l'expertise nécessaire pour traiter les données personnelles.

Si nous confions à une autre entité l'exécution de certaines activités faisant partie de nos services qui vous sont fournis, les données personnelles concernées peuvent être traitées par ces autres entités dans le cadre de ces activités. Dans de tels cas, les entités mentionnées sont considérées comme des sous-traitants de vos données personnelles. Le sous-traitant ne peut traiter les données qu'aux fins pour lesquelles nous l'y autorisons. Dans ce cas, votre consentement pour l'activité de traitement des données n'est pas requis.

Si nous utilisons un stockage en nuage, nous utilisons toujours des solutions situées au sein de l'UE ou de l'EEE. Si vos données sont destinées à être transférées vers un destinataire dans un pays tiers, nous vous en informerons.

WoopDrive peut faire appel à des prestataires de services tiers, c'est-à-dire des sous-traitants de données personnelles, aux fins suivantes :

• Envoi et analyse des factures et des supports marketing.
• Impression et envoi des cartes de paiement.
• Stockage des données.
• Numérisaton et archivage des données (s'applique au traitement des copies de permis de conduire et des copies de passeport ; données traitées par WoopDrive et UAB ONDATO, Lvivo g. 25-104, Vilnius, serveur).
• Gestion de la relation client.
• Recouvrement de créances.
• Gestion des données des employés, recrutement et services de santé, etc.
• Fourniture de services d'enregistrement des conversations téléphoniques.

Dans certaines circonstances, nous pouvons être tenus de communiquer vos données personnelles à diverses autorités gouvernementales et internationales, mais uniquement dans la mesure requise par les lois applicables. Vos données personnelles peuvent être traitées sur le territoire de la République de Lituanie et dans d'autres pays de l'Union européenne. En ce qui concerne les pays tiers situés en dehors de l'UE, nous veillons à mettre en place des mesures appropriées de protection des données personnelles.

Nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous, ce qui signifie que vous nous avez fourni ces données volontairement afin de recevoir les services et offres pertinents de notre part ou de conclure des accords de coopération avec nous. Nous pouvons également collecter des informations vous concernant directement auprès de personnes qui vous sont liées, telles que votre responsable, par la communication de vos coordonnées.

Sur notre site web et notre application mobile, nous utilisons également des cookies et d'autres technologies de suivi afin de fournir des services en ligne généraux. Nous collectons les informations que l'utilisateur nous communique via notre site web ou notre application mobile, par exemple le nom, l'adresse électronique et le numéro de téléphone. Nous collectons également des données sur la manière dont nos utilisateurs interagissent avec notre site web et notre application. En outre, nous collectons des informations provenant de votre ordinateur ou de votre appareil, par exemple l'adresse IP, le navigateur internet utilisé et les paramètres de langue.

Dans d'autres cas, nous pouvons également collecter des informations vous concernant auprès d'autres sources. Ces sources peuvent varier, mais il s'agit généralement de partenaires marketing de WoopDrive, de sources publiques, de registres ou d'informations publiques provenant de réseaux sociaux tiers. Nous pouvons combiner des données provenant d'une source avec des données provenant d'une autre source. Cela est fait uniquement pour garantir l'exactitude des données et pour fournir des services plus pertinents et appliquer un système commercial plus personnalisé.

Parmi nos clients ou fournisseurs, il n'y a en règle générale aucune personne de moins de 16 ans. Toutefois, de telles personnes peuvent rejoindre WoopDrive dans le cadre de stages de formation ou de travail temporaire. Les données personnelles de ces personnes concernées sont utilisées à des fins limitées et dans le respect des restrictions imposées par le RGPD.

Nous ne conservons vos données que pendant la durée nécessaire ; après leur traitement, nous les archivons conformément aux exigences légales applicables, les supprimons ou les anonymisons. À titre d'information, nous indiquons ci-dessous les durées de conservation des données :

• Les données personnelles obtenues sur la base d'un contrat ou liées à l'exécution d'un contrat sont généralement conservées pendant au moins 10 ans à compter de la date de résiliation du contrat.
• Certaines données personnelles doivent être conservées conformément aux exigences légales relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux ; ces données doivent être archivées pendant 8 ans à compter de la cessation des relations contractuelles avec le client.
• Les règles fiscales et comptables imposent que certaines données personnelles soient archivées pendant au moins 10 ans.

Dans d'autres cas, la durée de conservation des données personnelles est déterminée en fonction de la période de traitement effectivement nécessaire. Par exemple, les enregistrements de caméras, conservés aux fins de la protection de nos droits et des vôtres, ne peuvent être conservés plus d'un mois. Lorsque des données personnelles sont traitées à des fins internes, telles que le développement de produits, la modélisation et les tests, ces données personnelles ne sont généralement utilisées qu'une seule fois, puis supprimées ou anonymisées. Les CV reçus peuvent être traités et conservés pendant la période susmentionnée, puis ils sont supprimés ou archivés pendant 1 an, sous réserve de l'obtention de votre consentement.

Le droit à l'information signifie que vous avez le droit de recevoir des informations sur la manière dont vos données personnelles sont traitées. C'est à cette fin que la présente Politique vous est communiquée.

Le droit d'accès signifie que vous avez le droit de savoir quelles informations nous traitons vous concernant et pour quelles raisons, avec qui elles sont partagées (le cas échéant) et quelle est la source de vos données personnelles.

Le droit à la rectification signifie que vous avez le droit de demander la correction de données dès lors que vous constatez que vos données personnelles ne sont pas à jour ou que nous utilisons des données inexactes (nom mal orthographié, ancienne adresse, etc.).

Le droit à l'effacement, également connu sous le nom de droit à l'oubli, signifie que vos données personnelles seront supprimées dès que d'autres actes juridiques le permettront, notamment lorsque la finalité pour laquelle les données personnelles ont été utilisées aura été atteinte (résiliation de contrat, clôture d'une procédure de sélection, etc.). Il ne s'agit pas d'un droit absolu et WoopDrive peut refuser de supprimer les données concernées.

Le droit à la limitation du traitement des données signifie que nous ne traiterons pas vos données personnelles pendant la période durant laquelle nous vérifions, à votre initiative, l'exactitude et l'exhaustivité de vos données personnelles, ou si vous demandez expressément que nous ne supprimions pas vos données personnelles pour une raison importante. Ce droit peut également être exercé sans instruction explicite de votre part (notamment si nous constatons que vos données personnelles ne sont pas exactes). Dès que les motifs justifiant la limitation du traitement des données disparaissent, nous vous en informerons.

Le droit à la portabilité des données signifie que, si nécessaire, vous pouvez demander que vos données personnelles vous soient transmises ou soient transférées à un autre responsable du traitement sous forme électronique. Cela s'applique uniquement à vos données personnelles conservées sous forme électronique, dont nous avons besoin pour exécuter le contrat conclu avec vous ou pour lesquelles nous avons reçu votre consentement explicite au traitement.

Le droit de s'opposer au traitement des données. Vous pouvez exercer ce droit si vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient utilisées à des fins de marketing direct ou si vous estimez que nous ne sommes pas en droit de traiter vos données.

Le droit de retirer votre consentement. Vous pouvez exercer ce droit à tout moment si vous décidez que vous ne souhaitez plus que nous traitions vos données pour la finalité pour laquelle vous avez donné votre consentement. Le retrait de votre consentement n'affecte pas le traitement des données effectué avant ce retrait. Vous pouvez retirer votre consentement en nous contactant à l'adresse hello@woopdrive.com. Pour retirer votre consentement à la réception de newsletters, les instructions relatives au retrait du consentement sont fournies dans la newsletter.

La prise de décision automatisée signifie que vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision prise sans intervention humaine, y compris le profilage.

Nous ferons tout ce qui est raisonnablement attendu pour mettre en œuvre vos droits. Toutefois, nous ne serons pas en mesure de donner suite à vos demandes dans les cas où nous ne pouvons pas associer les données personnelles à votre personne (c'est-à-dire lorsque nous ne sommes pas en mesure de vous identifier).

Vous pouvez exercer vos droits en contactant la société WoopDrive qui traite vos données personnelles. Il s'agit généralement de la société à laquelle vous avez fourni vos données personnelles.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant WoopDrive à l'adresse e-mail générale suivante : hello@woopdrive.com.

Si WoopDrive viole l'un de vos droits relatifs au traitement des données personnelles, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente. Vous trouverez une liste de ces autorités à l'adresse suivante : http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.